Um software de controlo de assiduidade serve se registar entradas e saídas de cada trabalhador, guardar esse registo de forma consultável (Art. 202.º do Código do Trabalho) e calcular horas extra sem folhas de cálculo manuais. Para uma PME, o critério prático é simples: tem de funcionar no telemóvel que o trabalhador já tem, sem equipamento no local, e custar um valor fixo e previsível. O Zavo cumpre estes pontos a partir de 12,50 EUR por mês.
O que um software de controlo de assiduidade tem de fazer
Antes de comparar preços, convém separar o essencial do acessório. Para a maioria das PMEs, o essencial resume-se a cinco funções:
- Registo de entrada e saída com data e hora automáticas, sem edição posterior sem rasto.
- Localização no momento do registo, útil em obra, restaurante com vários espaços ou trabalho remoto.
- Gestão de turnos, para saber quem devia estar onde e quando.
- Cálculo de horas extra, a partir do horário definido e das horas efetivamente registadas.
- Relatórios exportáveis, em Excel, para contabilidade, auditorias ou uma inspeção da ACT.
Tudo o resto (recrutamento, avaliação de desempenho, formação) é outro tipo de ferramenta. Se estás a mapear o que precisas, o artigo sobre software de gestão de RH: como escolher pelo problema e não pelo número de módulos ajuda a não pagar por funções que não vais usar.
O que a lei exige em Portugal
O Art. 202.º do Código do Trabalho obriga o empregador a manter o registo dos tempos de trabalho, incluindo dos trabalhadores isentos de horário, em local acessível e de forma que permita a consulta imediata. Não impõe uma tecnologia concreta: papel, folha de Excel ou software são todos admissíveis em teoria. A diferença está na prova. Um registo digital com hora automática é mais difícil de contestar do que uma folha preenchida de memória no fim do mês.
Se quiseres o passo a passo legal, o guia sobre o Art. 202.º do Código do Trabalho cobre o tema em detalhe, e o sistema de controlo de assiduidade: o que deve ter e como escolher olha para a decisão de forma mais ampla.
A localização GPS é permitida pelo RGPD?
Depende de como é recolhida. A recolha pontual, só no momento em que o trabalhador pica o ponto, é muito diferente de um rastreamento contínuo durante o dia. O Zavo recolhe a localização apenas no instante do registo, sem seguir o trabalhador. Para os limites legais, consulta o artigo sobre geolocalização no registo de assiduidade.
Comparação: papel, Excel, relógio físico e software
| Opção | Custo | Prova do registo | Equipamento | Adequada quando |
|---|---|---|---|---|
| Papel | Quase nulo | Fraca, fácil de alterar | Nenhum | Equipas muito pequenas, num único local |
| Excel | Quase nulo | Média, depende de quem preenche | Nenhum | Poucos trabalhadores e horários fixos |
| Relógio de ponto físico | Compra e instalação | Boa, no local | Terminal em cada espaço | Fábrica ou escritório com entrada única |
| Software no telemóvel | Mensalidade | Boa, com hora automática e GPS | Nenhum | Equipas móveis, várias obras ou lojas, trabalho remoto |
O relógio físico continua a fazer sentido num único local de trabalho com entrada controlada. O papel e o Excel aguentam equipas pequenas, mas obrigam a cálculos manuais e dificultam a consulta imediata. Para equipas dispersas, o software no telemóvel é normalmente mais prático. Se estás a decidir entre estas vias, vê também o sistema para relógio de ponto e quando dispensar o relógio físico.
Como o Zavo resolve isto
O Zavo é um sistema português de registo de assiduidade para PMEs, desenvolvido pela TechsOn Tecnologias Online, Lda, em Alcanede. Funciona como aplicação web, em Android e iOS, sem instalar nada da loja de aplicações.
O que está incluído em todos os planos:
- Registo de ponto pelo telemóvel, com localização GPS e fotografia opcional no momento do registo.
- Gestão de turnos.
- Cálculo automático de horas extra.
- Relatórios exportáveis para Excel.
- Sem relógio de ponto, sem terminal biométrico e sem instalação no local.
Os preços são por empresa e por escalão, não por utilizador:
| Plano | Preço mensal | Funcionários |
|---|---|---|
| Starter | 12,50 EUR | até 5 |
| Business | 17 EUR | até 25 |
| Professional | 26 EUR | até 50 |
| Enterprise | 35 EUR | ilimitados |
O pagamento anual tem 17% de desconto e há 15 dias de teste grátis sem cartão. Podes consultar os preços e funcionalidades e, para comparar com outras abordagens, a página comparar.
Para começar, são três passos:
- Criar a conta e registar a empresa e os trabalhadores.
- Definir os horários e turnos de cada equipa.
- Pedir aos trabalhadores que piquem o ponto no telemóvel e exportar o relatório para Excel no fim do mês.
O que o Zavo não faz
O Zavo não processa salários, não emite recibos de vencimento, não faz gestão completa de férias e não usa biometria. Fornece o registo de assiduidade e as horas calculadas, que depois podes entregar ao contabilista ou usar noutro programa. A relação entre as duas coisas está explicada no artigo sobre programa de salários e onde entra o registo de ponto.
Erros comuns ao escolher
- Pagar por utilizador sem fazer contas. Em equipas que crescem, o custo sobe sem aviso. Um escalão por empresa dá previsibilidade.
- Escolher biometria por defeito. Implica hardware, dados sensíveis e mais exigência de RGPD. Para comparar, vê ponto biométrico vs ponto por GPS.
- Ignorar as horas extra. Se o software não as calcula, voltas ao Excel.
- Não testar com a equipa real. Os 15 dias de teste servem para ver se os trabalhadores picam o ponto sem dificuldade.
Porque agora, em outubro
No retalho e na restauração, as semanas antes da Black Friday (27 de novembro) e do período de Natal trazem turnos mais longos e reforços temporários. O feriado de 1 de dezembro também altera escalas. É um bom momento para ter o registo estruturado antes de o volume de horas aumentar. Para a parte das horas, o guia de gestão de horas extra em Portugal explica o enquadramento.
Perguntas Frequentes
Qual o melhor software de controlo de assiduidade para uma PME?
Depende do tipo de equipa. Para equipas móveis ou em vários locais, um software no telemóvel com GPS e preço por escalão tende a ser mais prático do que um relógio físico. Para um único local com entrada controlada, o relógio também pode servir.
Quanto custa um software de controlo de assiduidade?
Os preços variam consoante o modelo. No Zavo, o plano Starter custa 12,50 EUR por mês (até 5 funcionários) e o Enterprise 35 EUR por mês (ilimitados), com 17% de desconto no pagamento anual. Antes de contratar, confirma se o preço é por utilizador ou por empresa.
O registo de assiduidade em software cumpre o Art. 202.º?
O Art. 202.º exige que o registo dos tempos de trabalho seja mantido em local acessível e permita consulta imediata. Um software que guarda os registos com hora automática e permite exportá-los cumpre esse objetivo, desde que a empresa os mantenha atualizados e acessíveis.
Preciso de instalar equipamento para usar o Zavo?
Não. O Zavo funciona no telemóvel dos trabalhadores, como aplicação web, Android ou iOS, sem instalar nada da loja. Não há relógio de ponto, terminal biométrico nem instalação no local.
Experimenta com a tua equipa
Se queres ver como fica o registo de assiduidade da tua empresa sem comprar equipamento, começa os 15 dias de teste grátis do Zavo em zavo.pt, sem cartão. Para dúvidas sobre o processo, a página de perguntas frequentes responde às mais comuns.