Por 12,50 € por mês, uma empresa com até 5 funcionários já tem software de gestão de RH para a parte que a lei obriga a documentar todos os dias: o registo de assiduidade. Para o resto (salários, recrutamento, avaliação), existem outras ferramentas, e a escolha certa depende do problema que tens hoje, não do número de módulos que o fornecedor lista. O Zavo cobre assiduidade, turnos e horas extra; não processa salários nem gere férias.
O que é, na prática, um software de gestão de RH
O termo é largo. Sob a mesma etiqueta aparecem produtos muito diferentes, e é aqui que muitas PMEs pagam por funcionalidades que nunca abrem. Em geral, o software de gestão de RH junta alguns destes blocos:
- Assiduidade e ponto: registo de entradas e saídas, turnos, horas extra.
- Processamento salarial: cálculo de vencimentos, descontos e recibos.
- Férias e faltas: pedidos, aprovações, mapas.
- Recrutamento e onboarding: candidaturas, fichas de entrada, documentos.
- Desempenho e formação: objetivos, avaliações, planos.
Nenhuma PME precisa de tudo no primeiro dia. Se queres uma visão mais ampla dos tipos de ferramenta, lê programas de recursos humanos: que tipos existem e por onde começar. Se já sabes que o teu problema é escolher entre sistema integrado ou ferramentas separadas, o artigo sobre plataformas de recursos humanos e módulos a mais ajuda a fazer contas.
Que obrigação legal tens de cumprir primeiro
A única parte de RH que quase todas as empresas têm de resolver desde o primeiro trabalhador é o registo do tempo de trabalho. O Art. 202.º do Código do Trabalho obriga o empregador a manter um registo de assiduidade acessível e consultável, e a ACT pode pedi-lo numa inspeção. Um software de gestão de RH que não o garanta, por muito completo que seja no resto, deixa-te exposto no ponto mais fiscalizado.
Para o detalhe do que deve constar, consulta o guia de cumprimento do Art. 202.º. Se o teu caso envolve horas acima do período normal, vê também a gestão de horas extra em Portugal.
Como escolher um software de gestão de RH em 5 passos
- Escreve o problema concreto. "Não sei quem trabalhou quantas horas" e "demoro dois dias a fechar salários" levam a produtos diferentes.
- Conta funcionários, não utilizadores. Muitos preços crescem por pessoa. Verifica se o fornecedor cobra por escalão ou por trabalhador.
- Confirma o que está incluído. GPS, relatórios e exportação para Excel são frequentemente extras noutros produtos.
- Verifica o RGPD. Pergunta quando e como é recolhida a localização ou qualquer dado pessoal.
- Testa antes de pagar. Um período de teste sem cartão revela mais do que uma apresentação comercial.
Quanto custa um software de gestão de RH em Portugal?
Depende do tipo. Ferramentas focadas num só problema custam muito menos do que suites completas, que normalmente cobram por módulo e por trabalhador. Não existe um preço único de mercado, por isso compara sempre o custo total para o teu número de funcionários, incluindo extras.
Comparação: as opções realistas para uma PME
| Opção | Custo típico | Cumpre o Art. 202.º | Pontos fortes | Limitações |
|---|---|---|---|---|
| Papel ou Excel | Sem custo de licença | Só com disciplina e prova de integridade | Zero adoção | Erros, sem GPS, difícil de consultar |
| Suite completa de RH | Varia, costuma cobrar por módulo e por trabalhador | Depende do módulo de ponto | Tudo no mesmo sítio | Pode ser excessiva para equipas pequenas |
| Software especializado em assiduidade (Zavo) | 12,50 € a 35 €/mês por empresa | Sim | Preço fixo por escalão, sem equipamento | Não processa salários nem gere férias |
| Relógio de ponto físico | Equipamento mais instalação | Sim | Presença no local | Custo de hardware, não serve equipas dispersas |
O Zavo é mais forte quando a equipa trabalha em obra, em lojas, em restaurantes ou à distância, e o custo por escalão pesa. Uma suite completa pode servir melhor a quem precisa de processar salários e gerir férias no mesmo sítio. E um relógio físico continua a fazer sentido onde todos picam o ponto no mesmo local. Mais detalhe em ponto digital vs relógio de ponto tradicional.
Como o Zavo resolve isto
O Zavo é um sistema português de registo de assiduidade para PMEs, desenvolvido pela TechsOn Tecnologias Online, Lda (Alcanede). Resolve a parte de RH que tem obrigação legal e se repete todos os dias, sem equipamento nem instalação.
O que está incluído:
- Registo de ponto pelo telemóvel (aplicação web, Android e iOS, sem instalar nada da loja).
- Localização GPS no momento do registo e fotografia opcional, em todos os planos.
- Gestão de turnos e cálculo automático de horas extra.
- Relatórios exportáveis para Excel.
- RGPD: a localização só é recolhida no momento do registo, sem rastreamento contínuo.
Os preços são por empresa e por escalão, não por utilizador:
| Plano | Preço mensal | Funcionários |
|---|---|---|
| Starter | 12,50 € | Até 5 |
| Business | 17 € | Até 25 |
| Professional | 26 € | Até 50 |
| Enterprise | 35 € | Ilimitados |
O plano anual tem 17% de desconto e há 15 dias de teste grátis, sem cartão.
Para começar:
- Cria a conta e define os funcionários e os turnos.
- Cada trabalhador abre o Zavo no telemóvel e pica o ponto à entrada e à saída.
- No fim do mês, exportas o relatório para Excel e usas as horas extra já calculadas.
O que o Zavo não faz: não processa salários, não emite recibos de vencimento, não gere férias de forma completa e não usa biometria. Se precisas dessas funções, combina o Zavo com um software de processamento salarial; vê como escolher software de processamento salarial. Para perceber o que o Zavo cobre face a outras necessidades, lê software de recursos humanos: o que uma PME precisa.
Erros comuns ao contratar
- Pagar por módulos de recrutamento ou desempenho que ninguém vai usar este ano.
- Esquecer que o preço por utilizador sobe sempre que contratas.
- Escolher só pelo preço de entrada, sem verificar o que é extra.
- Não validar como o produto trata a localização dos trabalhadores, que é dado pessoal.
Nesta altura do ano, com o fecho do trimestre e as semanas de menos horas depois das pontes de Todos os Santos, é um bom momento para testar uma ferramenta nova sem mexer no mês de pico de dezembro.
Perguntas Frequentes
Qual é o melhor software de gestão de RH para uma PME pequena?
Depende do problema que queres resolver primeiro. Se é o registo de assiduidade, uma ferramenta especializada como o Zavo, desde 12,50 € por mês para até 5 funcionários, costuma bastar. Se precisas de salários e férias no mesmo sítio, avalia uma suite completa.
O software de gestão de RH substitui o registo de ponto obrigatório?
Só se incluir um módulo de assiduidade que cumpra o Art. 202.º do Código do Trabalho, com registo acessível e consultável. Muitos programas de RH tratam salários e férias, mas não o ponto. Confirma sempre este módulo antes de contratar.
O Zavo processa salários ou gere férias?
Não. O Zavo faz registo de assiduidade com GPS, turnos, cálculo de horas extra e relatórios em Excel. Salários, recibos e gestão completa de férias exigem outra ferramenta.
Posso testar o Zavo antes de pagar?
Sim. Há 15 dias de teste grátis, sem cartão. Os planos vão de 12,50 € a 35 € por mês, por empresa, e o anual tem 17% de desconto.
Experimenta no teu caso
Se o teu problema é saber quem trabalhou quando e quanto, experimenta o Zavo durante 15 dias, sem cartão, em zavo.pt. Vê primeiro as perguntas frequentes ou compara alternativas em zavo.pt/comparar.