O erro mais comum é escolher um sistema de controlo de assiduidade pelo preço ou pelo aspeto, sem confirmar se regista o essencial: quem entrou, quando, onde, e se esses dados ficam consultáveis. Um bom sistema guarda entradas e saídas de cada trabalhador, separa horas normais de horas extra e permite exportar tudo no fim do mês. Pode ser papel, Excel, relógio físico ou software, e a escolha certa depende do número de trabalhadores e de onde trabalham.
O que um sistema de controlo de assiduidade tem de fazer
A função base é simples: criar um registo fiável do tempo de trabalho. O Art. 202.º do Código do Trabalho é a referência que a maioria das PMEs usa para estruturar este registo, e a ACT pode pedir para o consultar. Se queres o enquadramento legal completo, lê o guia sobre o Art. 202.º ou o artigo Art. 202.º do Código do Trabalho: Guia de Cumprimento 2026.
Na prática, um sistema útil deve:
- registar a hora de entrada e de saída de cada trabalhador, com data;
- manter os registos acessíveis e consultáveis, sem depender de uma folha perdida numa gaveta;
- calcular horas extra sem contas manuais;
- suportar turnos e vários locais de trabalho;
- gerar relatórios que possas entregar à contabilidade ou usar no fecho do mês.
Se o objetivo for apenas perceber a disciplina de pontualidade na equipa, o artigo Controlo de assiduidade e pontualidade: guia prático para PMEs aborda esse lado. Aqui o foco é a ferramenta.
Erros frequentes ao escolher
Pagar por módulos que não vais usar
Muitas plataformas juntam assiduidade, recrutamento, avaliação e processamento salarial num só pacote. Se só precisas de registar o ponto, estás a pagar por funcionalidades alheias. O artigo Software de gestão de RH: como escolher pelo problema e não pelo número de módulos explica como evitar isto.
Esquecer o custo do equipamento
Um relógio de ponto tem preço de compra, instalação e manutenção, e só regista quem passa por ele. Para equipas em obra, em loja ou em teletrabalho, o terminal fixo deixa de fazer sentido. Vê quando dispensar o relógio físico.
Ignorar o RGPD
Se o sistema usa localização ou biometria, tens de saber o que é recolhido e quando. A localização deve ser recolhida apenas no momento do registo, não de forma contínua. O artigo Geolocalização no Registo de Assiduidade: O Que Diz a Lei? detalha o tema.
Manter o Excel quando a equipa cresce
O Excel funciona com poucos trabalhadores num só local. Com turnos, vários locais e horas extra, os erros de fórmula e as folhas desatualizadas aparecem depressa. Há mais detalhe em Folha de Ponto em Excel: Porque Já Não É Suficiente.
Papel, Excel, relógio de ponto ou software: comparação
| Opção | Equipamento | Horas extra | Trabalho fora do escritório | Quando faz sentido |
|---|---|---|---|---|
| Papel | Nenhum | Cálculo manual | Fraco | 1 a 2 trabalhadores, um só local |
| Excel | Nenhum | Fórmulas feitas por ti | Fraco | Equipa pequena e estável |
| Relógio de ponto físico | Terminal instalado | Depende do modelo | Fraco | Todos trabalham no mesmo local |
| Software no telemóvel | Telemóvel do trabalhador | Calculadas pelo sistema | Bom | Obras, lojas, equipas móveis, remoto |
O software é mais forte quando a equipa está dispersa ou os turnos mudam. O relógio físico ou o papel podem servir melhor quem tem uma equipa muito pequena, num único local, e não quer depender de telemóveis. Para uma visão mais ampla, o artigo Ponto Digital vs Relógio de Ponto Tradicional: Qual Escolher? compara os dois modelos.
Como o Zavo resolve isto
O Zavo é um sistema português de registo de assiduidade para PMEs, feito pela TechsOn Tecnologias Online, Lda (Alcanede). Os trabalhadores picam o ponto pelo telemóvel, numa aplicação web que funciona em Android e iOS sem instalar nada da loja. Cada registo leva localização GPS e, se quiseres, fotografia no momento da marcação.
O que está incluído:
- gestão de turnos;
- cálculo automático de horas extra;
- relatórios exportáveis para Excel;
- GPS em todos os planos;
- sem relógio, sem terminal biométrico e sem instalação no local.
O preço é por empresa e por escalão, não por utilizador:
- Starter: 12,50 EUR/mês, até 5 funcionários;
- Business: 17 EUR/mês, até 25;
- Professional: 26 EUR/mês, até 50;
- Enterprise: 35 EUR/mês, funcionários ilimitados.
O plano anual tem 17% de desconto, e há 15 dias de teste grátis sem cartão.
Para começar:
- Cria a conta e adiciona os trabalhadores e os locais de trabalho.
- Define os turnos de cada pessoa.
- Pede à equipa que pique o ponto pelo telemóvel e, no fim do mês, exporta o relatório para Excel.
O que o Zavo não faz: não processa salários, não emite recibos de vencimento, não gere férias de forma completa e não usa biometria. Se precisas disso, vais precisar de outra ferramenta ao lado. O Zavo regista assiduidade e horas, e isso é o que faz.
A localização é recolhida apenas no momento do registo, sem rastreamento contínuo. Para uma comparação com a biometria, vê Ponto Biométrico vs Ponto por GPS: Qual a Melhor Solução?.
Como arrancar nas próximas semanas
Estamos em meados de outubro, com o feriado de 1 de novembro (Todos os Santos) à porta. É uma boa altura para testar: se começares esta semana, o teste de 15 dias cobre o fecho de outubro e podes comparar o relatório com o método atual antes de decidir. Arrancar antes de dezembro também evita mudar de sistema a meio do período de maior atividade em restauração e retalho.
Antes de começar, confirma três coisas: quem trabalha fora do escritório, quem trabalha por turnos e quem faz horas extra com frequência. Estas respostas dizem-te se precisas de um sistema móvel ou se um registo simples chega.
Perguntas Frequentes
Um sistema de controlo de assiduidade é obrigatório?
O empregador deve manter um registo de assiduidade acessível e consultável, com base no Art. 202.º do Código do Trabalho. A lei não obriga a um formato específico: pode ser papel, Excel ou software. O que conta é o registo ser fiável e poder ser mostrado à ACT.
Quanto custa um sistema de controlo de assiduidade para uma PME?
Depende do modelo e do número de trabalhadores. O Zavo, por exemplo, cobra por empresa: 12,50 EUR/mês até 5 funcionários e 35 EUR/mês para um número ilimitado, com 17% de desconto no plano anual. Num relógio físico, soma o equipamento, a instalação e a manutenção. Podes ver mais em Preço do ponto digital.
Preciso de um relógio de ponto para registar a assiduidade?
Não. Um relógio de ponto é uma das formas possíveis, mas o registo também pode ser feito pelo telemóvel, com hora e localização no momento da marcação. Faz sentido manter o relógio se todos os trabalhadores estão sempre no mesmo local.
O sistema de assiduidade calcula salários?
Normalmente não. Um sistema de assiduidade regista horas, turnos e horas extra, e fornece os dados que depois alimentam o processamento salarial. O Zavo não processa salários nem emite recibos de vencimento. Se precisas dessa parte, lê Software de Processamento Salarial: Como Escolher o Certo para a Sua Empresa.
Se queres ver como fica o registo na tua equipa, experimenta o Zavo durante 15 dias, sem cartão, ou consulta as perguntas frequentes antes de decidir.