Controlo de assiduidade e pontualidade: guia prático para PMEs

Com 12,50 EUR por mês, uma empresa até 5 trabalhadores já consegue fazer o controlo de assiduidade e pontualidade por telemóvel, com GPS e registo consultável, como pede o Art. 202.º do Código do Trabalho. O essencial é registar a hora real de entrada e de saída de cada trabalhador e compará-la com o horário definido. Sem esse registo, um atraso ou uma falta nunca passa de uma opinião tua contra a do trabalhador.

Assiduidade e pontualidade: qual é a diferença?

São duas coisas diferentes e convém medi-las em separado.

• Assiduidade é a presença: o trabalhador esteve ou não esteve no dia em que devia estar. Mede-se em faltas, justificadas e injustificadas.
• Pontualidade é o cumprimento da hora: chegou, saiu e voltou do intervalo à hora combinada. Mede-se em minutos de atraso ou de saída antecipada.

Uma equipa pode ter excelente assiduidade e má pontualidade, e o inverso também acontece. Se juntares tudo num único número, não percebes onde está o problema.

O que a lei exige no controlo de assiduidade

O Art. 202.º do Código do Trabalho obriga o empregador a manter um registo dos tempos de trabalho, com as horas de início e de termo de cada período, acessível e consultável pela ACT. A forma do registo não está fixada: pode ser em papel, em folha de cálculo ou em software. Para o passo a passo, vê o guia de cumprimento do Art. 202.º.

Há ainda três pontos do Código do Trabalho que dependem deste registo:

1. Art. 248.º: define falta como a ausência durante o período normal de trabalho diário. As ausências parciais somam-se, por isso os atrasos acumulados podem converter-se em falta.
2. Art. 256.º: as faltas injustificadas determinam perda de retribuição, e só consegues calculá-la com horas registadas.
3. Art. 351.º: as faltas injustificadas podem ser justa causa de despedimento quando atingem 5 seguidas ou 10 interpoladas no mesmo ano civil, ou quando causam prejuízo ou risco grave à empresa.

Sem registo fiável, qualquer destas consequências é difícil de sustentar. Sobre o que conta como falta justificada, lê o artigo sobre faltas justificadas no trabalho.

Que indicadores medir

Não precisas de dezenas de métricas. Para uma PME chegam quatro:

• Taxa de absentismo: horas de falta a dividir pelas horas contratadas no período.
• Atrasos por trabalhador: quantas vezes e quantos minutos, por mês.
• Padrão por dia da semana: se as faltas e os atrasos se concentram à segunda-feira ou depois de feriados.
• Horas extra: quanto trabalho fora do horário, porque quem sai tarde muitas vezes também entra tarde. Mais em gestão de horas extra em Portugal.

Estes indicadores calculam-se a partir dos relatórios exportados. O Zavo fornece os registos de entrada e saída e os turnos, e os rácios fazem-se depois em Excel, com as fórmulas que a tua empresa preferir.

Como abordar um atraso recorrente?

Começa pelos dados: datas, horas reais e horário previsto. Conversa com o trabalhador antes de qualquer procedimento, porque muitas vezes há uma causa concreta, como transportes ou horários de creche. Só depois, se o padrão se mantiver, avalia uma medida disciplinar, sempre com o registo como prova.

Papel, Excel ou software: o que escolher

Opção	Custo	Pontos fortes	Limites
Papel	Quase nulo	Simples, sem tecnologia	Fácil de preencher depois, difícil de somar
Excel	Quase nulo	Flexível, conhecido	Depende de alguém preencher, sem prova da hora real
Relógio físico	Equipamento e instalação	Marcação no local	Obriga a estar no sítio, custo de hardware
Zavo	Desde 12,50 EUR/mês por empresa	Registo no momento, GPS, relatórios para Excel	Precisa de telemóvel com internet

O papel ou o Excel podem chegar a uma microempresa com 2 ou 3 pessoas no mesmo local e com horário fixo. Quando há equipas em obra, em várias lojas ou em trabalho remoto, o registo manual deixa de ser fiável. Compara as opções em folha de ponto em Excel e na página zavo.pt/comparar.

Como o Zavo resolve isto

O Zavo é um sistema português de registo de assiduidade para PMEs, fabricado pela TechsOn Tecnologias Online, Lda, em Alcanede. Funciona como aplicação web, no Android e no iOS, sem instalar nada da loja.

O que inclui, em concreto:

• Registo de ponto pelo telemóvel, com localização GPS e fotografia opcional no momento do registo.
• Gestão de turnos, para definires o horário contra o qual se mede a pontualidade.
• Cálculo automático de horas extra.
• Relatórios exportáveis para Excel.
• Sem relógio de ponto, sem terminal biométrico e sem instalação no local.

No RGPD, a localização só é recolhida no momento do registo, sem rastreamento contínuo.

Para começares:

1. Cria a conta e experimenta durante 15 dias, sem cartão.
2. Define os turnos e adiciona os trabalhadores.
3. Pede-lhes que piquem o ponto pelo telemóvel e exporta o relatório no fim do mês para calcular atrasos e faltas.

Os preços são por empresa e por escalão, não por utilizador: Starter 12,50 EUR/mês (até 5 funcionários), Business 17 EUR/mês (até 25), Professional 26 EUR/mês (até 50) e Enterprise 35 EUR/mês (ilimitados). O plano anual tem 17% de desconto e o GPS está incluído em todos.

O Zavo não processa salários, não emite recibos de vencimento e não faz gestão completa de férias. Regista o tempo de trabalho e fornece os dados. O desconto por faltas continua a ser feito no teu processamento salarial. Se precisas de mais, vê software de gestão de pessoal.

Erros comuns no controlo de assiduidade

• Registar só as faltas e ignorar os atrasos, que são os que se acumulam sem ninguém reparar.
• Preencher o registo no fim da semana, de memória.
• Aplicar regras diferentes a trabalhadores com a mesma função.
• Medir pontualidade sem um horário formalmente definido.
• Guardar os registos num sítio a que só uma pessoa tem acesso, quando a ACT pode pedir a consulta.

Com o Outono e o fim do ano à porta, há pontes e feriados como o de 1 de novembro, e é nessas semanas que mais convém ter o registo em dia antes do fecho do mês.

Perguntas Frequentes

O controlo de assiduidade é obrigatório?

Sim. O Art. 202.º do Código do Trabalho obriga o empregador a manter um registo dos tempos de trabalho, com horas de início e de termo, acessível à ACT. A lei não impõe um formato específico.

Posso descontar no salário os atrasos?

Sim, se os atrasos forem injustificados. O Art. 248.º prevê que ausências parciais se somem para efeitos de falta, e o Art. 256.º prevê a perda de retribuição das faltas injustificadas. Precisas do registo das horas reais para o provar.

Quantas faltas injustificadas dão justa causa de despedimento?

O Art. 351.º prevê justa causa quando as faltas injustificadas atingem 5 seguidas ou 10 interpoladas no mesmo ano civil. Também pode haver justa causa se as faltas causarem prejuízo ou risco grave à empresa. Cada caso deve ser analisado com apoio jurídico.

O Zavo serve para medir pontualidade?

O Zavo regista a hora real de entrada e de saída de cada trabalhador, com GPS, e permite definir turnos. Exportas os relatórios para Excel e calculas os atrasos face ao horário. Não faz processamento salarial.

Começa com 15 dias de teste

Se queres ter o controlo de assiduidade e pontualidade da tua equipa sem comprar equipamento, experimenta o Zavo durante 15 dias, sem cartão, em zavo.pt. Tens as dúvidas mais comuns em zavo.pt/faq.