Um software de gestão de pessoal útil numa PME portuguesa tem de resolver primeiro o que a lei obriga: o registo de assiduidade a que o Art. 202.º do Código do Trabalho obriga, com turnos e horas extra calculados sem folhas de cálculo. Salários, férias e recrutamento são módulos à parte, e nem sempre compensa comprá-los ao mesmo fornecedor. O Zavo cobre a assiduidade, a partir de 12,50 € por mês por empresa.
O que deve incluir um software de gestão de pessoal
A expressão cobre coisas muito diferentes consoante o fornecedor. Para uma empresa com 5 a 50 trabalhadores, a lista mínima é esta:
- registo de ponto com hora, local e, se fizer sentido, fotografia;
- gestão de turnos e escalas;
- cálculo automático de horas extra;
- relatórios exportáveis para Excel, para enviar à contabilidade;
- registos acessíveis e consultáveis, como exige o Art. 202.º.
Tudo o resto é acessório. Se o fornecedor vende vinte módulos e a tua equipa só precisa de saber quem trabalhou, quando e onde, estás a pagar por funcionalidades que ninguém vai abrir. Se ainda usas uma folha de cálculo para isto, o artigo sobre a folha de ponto em Excel explica onde ela deixa de chegar.
Módulos de gestão de pessoal: o que cada um resolve
Antes de comparar preços, separa os problemas. Cada linha da tabela é um módulo que alguns fornecedores vendem em pacote.
| Módulo | Problema que resolve | Coberto pelo Zavo |
|---|---|---|
| Assiduidade e registo de ponto | Saber quem trabalhou, quando e onde | Sim |
| Turnos e escalas | Planear quem entra em cada dia | Sim |
| Horas extra | Calcular o trabalho além do horário | Sim |
| Processamento salarial e recibos | Calcular e pagar vencimentos | Não |
| Gestão completa de férias | Marcar, aprovar e controlar férias | Não |
| Biometria | Identificar o trabalhador por impressão digital ou face | Não |
Para a parte salarial, o guia sobre como escolher software de processamento salarial ajuda a decidir com critérios próprios. É um problema diferente do registo de assiduidade e convém tratá-lo como tal.
Como escolher um software de gestão de pessoal
Usa esta ordem de verificação:
- Começa pelo problema. Se o que te dói é o registo de horas, não compres uma suite completa de recursos humanos.
- Vê como é cobrado. Preço por utilizador cresce com a equipa. Preço por escalão de empresa é mais fácil de prever.
- Confirma se exige equipamento. Relógios e terminais implicam compra, instalação e manutenção no local.
- Verifica o tratamento da localização. Ao abrigo do RGPD, o ideal é recolher a posição só no momento do registo, sem rastreamento contínuo.
- Testa a exportação. Se os dados não saem em Excel, a contabilidade vai voltar a digitar tudo.
- Experimenta antes de pagar. Um teste sem cartão diz mais do que qualquer apresentação comercial.
Quanto custa: preço por escalão de empresa
Os planos do Zavo são por empresa e não por utilizador, e o GPS está incluído em todos:
| Plano | Preço mensal | Trabalhadores |
|---|---|---|
| Starter | 12,50 € | até 5 |
| Business | 17 € | até 25 |
| Professional | 26 € | até 50 |
| Enterprise | 35 € | ilimitados |
O pagamento anual tem 17% de desconto e há 15 dias de teste grátis sem cartão. Uma empresa com 12 trabalhadores no plano Business paga 17 € por mês no total, cerca de 1,42 € por trabalhador. Para comparar modelos de preço em geral, vê o artigo sobre quanto custa um sistema de ponto eletrónico.
Turnos e feriados nas próximas semanas
O outono traz dois feriados seguidos de perto: 5 de outubro (Implantação da República) e 1 de novembro (Todos os Santos). Na restauração, no retalho e na construção civil há quem trabalhe nesses dias, e isso tem de ficar registado com rigor. Planeia as escalas com antecedência com a ajuda do guia sobre o gerador de turnos automático. Confirma no Código do Trabalho e no instrumento de regulamentação coletiva aplicável como é compensado o trabalho em feriado. O guia de gestão de horas extra em Portugal ajuda a organizar essa contagem.
O que o Zavo faz e o que não faz
O Zavo é um sistema de registo de assiduidade. Os trabalhadores picam o ponto pelo telemóvel, numa aplicação web que funciona em Android e iOS sem instalar nada da loja, com localização GPS e fotografia opcional no momento do registo. Inclui gestão de turnos, cálculo automático de horas extra e relatórios para Excel. Não processa salários, não emite recibos de vencimento, não faz gestão completa de férias e não usa biometria nem relógio físico. Se precisas de tudo isso num só produto, o Zavo não é a resposta. Se precisas de cumprir o Art. 202.º sem complicar, é exatamente para isso que existe.
Por onde começar
Escreve numa folha os três problemas de pessoal que mais tempo te tiram por semana. Se o registo de horas for um deles, experimenta os 15 dias de teste do Zavo com a tua equipa real e vê se os relatórios chegam à contabilidade sem retrabalho. Os módulos de salários e férias podem ser decididos depois, com calma e sem depender da escolha do ponto.
Perguntas Frequentes
Um software de gestão de pessoal substitui o processamento salarial?
Não necessariamente. Muitos programas de gestão de pessoal tratam só de assiduidade, turnos e horas extra, e deixam os salários para um software específico. Verifica sempre na lista de funcionalidades se o processamento salarial e os recibos estão incluídos, porque isso altera o preço e a escolha.
Preciso de relógio de ponto ou de terminal biométrico?
Depende do sistema. No Zavo não é preciso equipamento: o registo faz-se no telemóvel do trabalhador, com GPS e fotografia opcional. Se preferires comparar as opções, o artigo ponto digital vs relógio de ponto tradicional explica vantagens e limites de cada uma.
O registo de ponto com GPS respeita o RGPD?
Pode respeitar, desde que a localização seja recolhida apenas no momento do registo e não de forma contínua. É assim que o Zavo funciona. Convém ainda informar os trabalhadores sobre a finalidade da recolha e ler o artigo sobre a geolocalização no registo de assiduidade.
Quanto custa um software de gestão de pessoal para uma PME?
Depende do modelo de preço e dos módulos incluídos. No Zavo, os planos vão de 12,50 € por mês (até 5 funcionários) a 35 € por mês (funcionários ilimitados), por empresa, com 17% de desconto no pagamento anual. Módulos de salários ou férias completas custam à parte, noutros produtos.