O Art. 202.º do Código do Trabalho estabelece uma obrigação clara: todo o empregador deve manter um registo dos tempos de trabalho dos seus funcionários. Esta obrigação existe desde 2009, mas continua a ser uma das áreas onde a ACT (Autoridade para as Condições do Trabalho) deteta mais incumprimento nas suas inspeções.
Neste guia, explicamos de forma prática o que precisa de fazer para estar em conformidade em 2026.
O que diz exatamente o Art. 202.º
O artigo é direto: o empregador deve manter um registo dos tempos de trabalho, incluindo dos trabalhadores isentos de horário, em local acessível e de forma que permita a consulta imediata. Isto aplica-se a todas as empresas com trabalhadores por conta de outrem, sem exceção.
Os pontos-chave são três. Primeiro, o registo tem de existir para todos os funcionários, incluindo os que têm isenção de horário. Segundo, tem de estar num local acessível, o que significa que não pode estar guardado num armário ou numa gaveta do escritório do patrão. Terceiro, tem de permitir consulta imediata, tanto pelo trabalhador como pela ACT.
O que deve constar no registo
A lei não especifica um formato rígido, mas o registo deve incluir, no mínimo: a identificação do trabalhador, a data, a hora de entrada, a hora de saída e os intervalos de descanso. Estes elementos são essenciais para que o registo cumpra a sua função legal.
Na prática, quanto mais detalhe tiver, melhor protegido está. Um registo com geolocalização GPS, por exemplo, é uma prova mais forte do que uma assinatura numa folha de papel. Se alguma vez tiver de apresentar os registos em tribunal ou à ACT, a qualidade da prova faz diferença.
Papel ou digital: o que funciona melhor
A lei permite ambos. No entanto, o registo em papel tem limitações práticas que o tornam cada vez menos adequado. Folhas de ponto são fáceis de perder, difíceis de consultar rapidamente e impossíveis de verificar quanto à autenticidade. Um funcionário pode assinar a folha dias depois do registo real, e não há forma de provar o contrário.
O registo digital resolve estes problemas. Um sistema como o Zavo regista a hora exata com carimbo temporal, a localização GPS e, opcionalmente, uma fotografia. Estes dados são difíceis de contestar e fáceis de apresentar numa inspeção. A consulta é imediata, tanto para o empregador como para o trabalhador.
Para empresas com equipas no terreno, em múltiplos locais ou com trabalho remoto, o digital é a única opção prática. Não se pode pedir a um técnico que anda em clientes o dia todo para voltar ao escritório só para assinar uma folha de ponto.
Coimas por incumprimento
A falta de registo de assiduidade é classificada como contraordenação grave. As coimas variam conforme a dimensão da empresa: de 612€ para microempresas até 9.690€ para grandes empresas. Em caso de reincidência, os valores podem ser agravados.
Mas o risco não se limita às coimas. A ausência de registos enfraquece a posição do empregador em litígios laborais. Se um funcionário reclamar horas extra não pagas e a empresa não tiver registos que provem o contrário, o tribunal tende a dar razão ao trabalhador.
5 passos práticos para cumprir em 2026
1. Escolha um sistema de registo. Pode ser digital ou em papel, mas o digital é mais prático e mais seguro. O Zavo permite começar em menos de 5 minutos, sem hardware e sem instalação.
2. Informe todos os funcionários. Comunique como funciona o sistema, onde podem consultar os seus registos e quais os seus direitos ao abrigo do RGPD. Documente esta comunicação.
3. Garanta que todos registam diariamente. O registo tem de ser feito por todos os funcionários, todos os dias de trabalho. Crie o hábito desde o primeiro dia.
4. Mantenha os registos acessíveis. Os trabalhadores devem poder consultar os seus próprios registos. A ACT pode pedir os registos a qualquer momento e devem estar disponíveis de imediato.
5. Conserve os registos durante 5 anos. A lei exige que os registos sejam conservados durante pelo menos 5 anos. Com um sistema digital, isto é automático. Com papel, precisa de um arquivo organizado.
O RGPD e o registo de assiduidade
O registo de assiduidade envolve dados pessoais, pelo que está sujeito ao RGPD. A boa notícia é que a base legal para este tratamento é o cumprimento de uma obrigação legal (Art. 6.º, n.º 1, al. c) do RGPD), o que significa que não é necessário o consentimento do trabalhador.
No entanto, é obrigatório informar o trabalhador sobre quais dados são recolhidos, para que finalidade, durante quanto tempo são conservados e quais os seus direitos. Se o sistema incluir geolocalização, o trabalhador deve ser especificamente informado sobre isso.
A recolha de geolocalização é permitida desde que seja proporcional. Registar a localização apenas no momento do ponto é proporcional. Rastrear a localização ao longo do dia não é.
Conclusão
Cumprir o Art. 202.º não é complicado, mas requer disciplina e um sistema adequado. O registo digital é a forma mais prática, segura e completa de estar em conformidade. Com o Zavo, a implementação demora minutos e o custo é inferior ao risco de uma coima.