Com os feriados de 1 e 8 de dezembro à porta, um software de marcação de férias serve para uma coisa: ter num só sítio quem está ausente, quando e em que local, sem folhas soltas nem mensagens perdidas. O Código do Trabalho (Art. 241.º) obriga a um mapa de férias, e qualquer ferramenta digital deve produzi-lo e mantê-lo consultável. O Zavo cobre o mapa de férias e os avisos, mas não substitui o processamento salarial.
O que deve fazer um software de marcação de férias
Numa PME, a marcação de férias falha quase sempre pelas mesmas razões: pedidos feitos por mensagem, sobreposição de pessoas-chave e ninguém a ver o calendário completo. Um bom software resolve isto com poucas funções, e convém exigir todas:
- Calendário partilhado com todas as ausências da equipa, visível para o gestor.
- Pedido de férias feito pelo próprio trabalhador, no telemóvel, com registo da data e da resposta.
- Aviso ao gestor quando entra um pedido e ao trabalhador quando é respondido.
- Feriados corretos por local, incluindo os municipais.
- Mapa de férias que possas consultar e mostrar em caso de fiscalização.
- Ligação com o registo de assiduidade, para que férias e presenças não vivam em sítios separados.
Se a ferramenta faz tudo isto mas obriga a formação de uma semana, não serve a uma equipa de 8 pessoas. A simplicidade conta mais do que o número de módulos. Para ver como organizar o circuito de pedidos, lê o guia App para pedidos de férias: como organizar numa PME.
O que diz o Código do Trabalho sobre a marcação de férias
As regras que o software tem de respeitar são poucas, mas convém conhecê-las:
- O trabalhador tem direito a 22 dias úteis de férias por ano (Art. 238.º).
- As férias são marcadas por acordo entre empregador e trabalhador (Art. 241.º). Sem acordo, o empregador marca, em regra, entre 1 de maio e 31 de outubro.
- O empregador elabora o mapa de férias até 15 de abril e mantém-no afixado entre essa data e 31 de outubro (Art. 241.º).
- Depois de marcadas, as férias só podem ser alteradas por acordo ou por exigências imperiosas do funcionamento da empresa (Art. 242.º).
Estamos a 27 de outubro, ou seja, a poucos dias do fim do período em que o mapa deve estar afixado. É um bom momento para verificar se o teu está completo e arquivado. Confirma sempre o regime aplicável ao teu setor, porque um contrato coletivo pode alterar prazos e períodos.
Excel, papel ou software: comparação prática
| Opção | Pontos fortes | Limites |
|---|---|---|
| Papel ou quadro na parede | Custo zero, toda a gente percebe | Sem histórico, difícil com equipas em vários locais |
| Excel partilhado | Flexível, barato, conhecido | Versões duplicadas, sem avisos, erros em feriados municipais |
| Software de RH completo | Cobre férias, salários e avaliação | Mais caro e mais complexo do que uma PME pequena precisa |
| Zavo | Mapa de férias, avisos no telemóvel e registo de ponto no mesmo sistema | Não processa salários nem substitui um programa de RH completo |
Se tens 3 pessoas no mesmo local e quase nenhuma sobreposição, o Excel pode chegar. Se tens turnos, vários locais ou obras, o custo escondido do Excel aparece em conflitos de última hora. Se precisas de processamento salarial integrado, procura um programa de salários e usa o registo de ponto como fonte de dados, como explicamos em Programa de salários: o que faz e onde entra o registo de ponto.
Como o Zavo resolve isto
O Zavo é um sistema português de registo de assiduidade, feito pela TechsOn Tecnologias Online, Lda (Alcanede). A marcação de férias é uma parte do sistema, não um produto isolado. Em concreto:
- Mapa de férias: vês num só ecrã quem está ausente e quando, para decidires antes de aprovar.
- Notificações no telemóvel: avisos de pedidos, boas férias e regresso, sem teres de perseguir ninguém.
- Feriados municipais: os feriados dos 308 concelhos são aplicados por local, o que evita erros em equipas com mais de uma morada.
- Registo de ponto no mesmo sistema: os trabalhadores picam o ponto no telemóvel, com localização GPS no momento do registo e fotografia opcional. Não há relógio, terminal nem instalação. O registo cumpre o Art. 202.º do Código do Trabalho.
- Relatórios em Excel: exportas os dados para o contabilista.
O que o Zavo não faz: não processa salários, não emite recibos de vencimento e não é um programa de RH completo. Se procuras isso, ele serve como camada de assiduidade e ausências, não como substituto.
Para começar, o caminho é curto:
- Cria a conta e regista a empresa e os locais de trabalho.
- Convida a equipa, que entra na app com o número de telemóvel e um PIN.
- Acompanha pedidos e ausências no mapa de férias e os registos de ponto no painel.
Os preços são por empresa e escalão, não por utilizador:
| Plano | Preço mensal | Funcionários |
|---|---|---|
| Starter | 12,50 EUR | até 5 |
| Business | 17 EUR | até 25 |
| Professional | 26 EUR | até 50 |
| Enterprise | 35 EUR | ilimitados |
O pagamento anual tem 17% de desconto, o GPS está incluído em todos os planos e há 15 dias de teste grátis sem cartão. Os detalhes estão em zavo.pt.
Erros comuns na marcação de férias
- Deixar tudo para dezembro. Os feriados de 1 e 8 de dezembro criam pontes e pedidos em simultâneo. Define a regra cedo.
- Aprovar sem ver o calendário. Duas pessoas da mesma função fora na mesma semana é o conflito mais frequente.
- Ignorar o feriado municipal. Um trabalhador num concelho diferente tem um dia feriado diferente.
- Não guardar a resposta ao pedido. Sem registo, qualquer desacordo vira palavra contra palavra.
- Separar férias de assiduidade. Quando as ausências estão num sítio e as presenças noutro, as horas mensais não batem certo. O guia Sistema de registo de ponto explica o que registar.
Se a tua equipa trabalha por escalas, junta a marcação de férias à planificação dos turnos, como descrevemos em App de gestão de escalas: o que exigir numa PME.
Perguntas Frequentes
O mapa de férias é obrigatório?
Sim. O Art. 241.º do Código do Trabalho obriga o empregador a elaborar o mapa de férias até 15 de abril e a mantê-lo afixado até 31 de outubro. Um software pode gerar e guardar esse mapa, mas a responsabilidade pelo cumprimento continua a ser da empresa.
Quantos dias de férias tem um trabalhador em Portugal?
O Art. 238.º prevê 22 dias úteis de férias por ano. Podem existir regras específicas no contrato coletivo aplicável ou em situações como o primeiro ano de contrato, por isso confirma o teu caso antes de configurar qualquer ferramenta.
O Zavo faz a gestão completa de férias e salários?
Não. O Zavo oferece mapa de férias, avisos no telemóvel, feriados municipais e registo de assiduidade com relatórios em Excel. Não processa salários nem emite recibos de vencimento, funções que ficam num programa de salários ou de RH.
Quanto custa o Zavo para uma PME pequena?
O plano Starter custa 12,50 EUR por mês para até 5 funcionários, e o Business 17 EUR para até 25. O preço é por empresa, não por utilizador, e há 15 dias de teste grátis sem cartão.
Próximo passo
Se queres ver o mapa de férias com os dados da tua equipa, experimenta o Zavo em zavo.pt: 15 dias grátis, sem cartão de crédito.