Quem ainda anota entradas e saídas num caderno só descobre os erros no fim do mês, quem usa um sistema de registo de ponto fiável vê-os no próprio dia. Um bom sistema regista a hora de início e de termo de cada trabalhador, por dia e por semana, como exige o Art. 202.º do Código do Trabalho, e deixa esses dados acessíveis para consulta. Para uma PME, o critério prático é simples: o registo tem de ser rápido de fazer, difícil de adulterar e fácil de exportar.
O que um sistema de registo de ponto tem de guardar
O objetivo não é controlar pessoas, é ter prova do tempo de trabalho prestado. Por isso, o mínimo útil são quatro dados por trabalhador e por dia:
- hora de início do trabalho;
- hora de termo do trabalho;
- intervalos e pausas, quando existem;
- identificação de quem registou e de onde, quando o trabalho é fora das instalações.
Se o sistema não consegue apurar horas por dia e por semana, não serve para mais do que arquivo. O cálculo das horas extra depende exatamente destes dados, e um registo incompleto enfraquece a tua posição numa inspeção da ACT ou num litígio com um trabalhador.
O que diz a lei sobre o registo de ponto
O Art. 202.º do Código do Trabalho obriga o empregador a manter um registo que permita apurar as horas de trabalho prestadas por trabalhador, com indicação da hora de início e de termo. A lei não impõe um formato único: papel, folha de cálculo e software cumprem, desde que o registo seja fiável e consultável.
O ponto de atenção é a consulta. Um registo que ninguém consegue abrir, filtrar ou exportar quando a ACT pede é, na prática, um registo que falha. Se queres o detalhe do que cumprir, lê o guia sobre o Art. 202.º ou o guia legal do Zavo.
Qual o melhor tipo de sistema para uma PME?
Depende de onde trabalham as pessoas e de quanto queres gastar em manutenção. A tabela compara as opções de forma geral, sem falar de marcas.
| Opção | Pontos fortes | Limites |
|---|---|---|
| Papel ou caderno | Custo zero, sem tecnologia | Erros de leitura, fácil de rasurar, difícil de somar horas |
| Folha de Excel | Flexível, barata | Edição livre sem rasto, preenchimento manual, sem localização |
| Relógio de ponto físico | Registo no local, sem telemóvel | Compra e instalação, não serve equipas em obra ou remoto |
| Ponto por telemóvel com GPS | Sem equipamento, serve vários locais | Exige telemóvel com internet e política clara de privacidade |
Se todos os trabalhadores estão sempre no mesmo local e a empresa já tem um relógio a funcionar bem, mudar pode não compensar. Se há obra, loja, sala e trabalho remoto, o telemóvel resolve o que o relógio não alcança. Para ver as diferenças em detalhe, consulta o artigo ponto digital vs relógio de ponto tradicional e a página de comparação.
Erros comuns ao escolher um sistema
- Comprar pelo número de funcionalidades. Uma PME precisa primeiro de registo fiável, depois de relatórios. O resto pode esperar.
- Esquecer a exportação. Sem exportar para Excel, o processamento salarial fica manual.
- Ignorar o RGPD. Rastreamento contínuo de localização é excessivo. A localização deve ser recolhida só no momento do registo.
- Não definir regras. Quem corrige uma marcação esquecida? Em quanto tempo? Sem regra, o registo perde credibilidade.
- Pagar por utilizador sem fazer contas. Em equipas que crescem, o preço sobe de forma silenciosa.
Para o lado do preço, o artigo quanto custa um sistema de ponto eletrónico explica os modelos de cobrança mais comuns.
Como o Zavo resolve isto
O Zavo é um sistema português de registo de assiduidade, desenvolvido pela TechsOn Tecnologias Online, Lda (Alcanede). Os trabalhadores picam o ponto pelo telemóvel, numa aplicação web que funciona em Android e iOS sem instalar nada da loja. Cada registo leva localização GPS e, se activares, fotografia no momento da marcação.
O que está incluído:
- registo de assiduidade acessível e consultável, em linha com o Art. 202.º;
- gestão de turnos;
- cálculo automático de horas extra;
- relatórios exportáveis para Excel;
- GPS em todos os planos.
Sobre privacidade: a localização só é recolhida no momento do registo, sem rastreamento contínuo. Não há relógio de ponto, terminal biométrico nem instalação no local.
Os preços são por empresa e por escalão, não por utilizador:
- Starter: 12,50 EUR/mês, até 5 funcionários;
- Business: 17 EUR/mês, até 25;
- Professional: 26 EUR/mês, até 50;
- Enterprise: 35 EUR/mês, funcionários ilimitados.
O plano anual tem 17% de desconto e há 15 dias de teste grátis, sem cartão.
Como começar em 3 passos
- Cria a conta e regista os trabalhadores no escalão que corresponde à tua equipa.
- Define os turnos e, se quiseres, activa a fotografia no registo.
- Pede aos trabalhadores que piquem o ponto pelo telemóvel e, no fim do mês, exporta o relatório para Excel.
O que o Zavo não faz: não processa salários, não emite recibos de vencimento nem gere férias de forma completa. Fornece os dados de assiduidade que alimentam esse processamento. Se procuras essa parte, vê o artigo sobre programa de salários. E se a tua exigência é biometria, o Zavo não é a opção: lê ponto biométrico vs ponto por GPS antes de decidires.
Perguntas Frequentes
É obrigatório ter um sistema de registo de ponto?
O Art. 202.º do Código do Trabalho obriga o empregador a ter um registo que permita apurar as horas de trabalho de cada trabalhador, com hora de início e de termo. A lei não obriga a usar software. Obriga a que o registo exista e possa ser consultado.
Um registo em Excel cumpre a lei?
Pode cumprir, desde que mostre horas de início e termo por trabalhador e seja consultável. O risco está na edição sem rasto e no preenchimento manual, que tornam o registo menos fiável. Para equipas em vários locais, tende a ser frágil.
Quanto custa um sistema de registo de ponto para uma PME?
Depende do modelo: há soluções cobradas por utilizador, por escalão ou com compra de equipamento. No Zavo, o preço é por empresa: de 12,50 EUR/mês (até 5 funcionários) a 35 EUR/mês (ilimitados), com GPS incluído e 15 dias de teste grátis.
A localização GPS no registo de ponto é permitida?
O ponto crítico é a proporcionalidade, ao abrigo do RGPD. Recolher a localização apenas no momento do registo, sem rastreamento contínuo, é a abordagem mais prudente. Podes aprofundar no artigo sobre geolocalização no registo de assiduidade.
Experimenta antes de decidir
Se a tua equipa trabalha em obra, loja, sala ou à distância, testa o Zavo durante 15 dias, sem cartão, em zavo.pt. Em poucos dias vês se o registo no telemóvel se adapta à tua rotina.