Uma app para pedidos de férias serve para duas coisas: receber o pedido do trabalhador com data e registo escrito, e mostrar ao gestor quem vai estar ausente, para não ficar a equipa sem cobertura. O Zavo tem mapa de férias e notificações de pedidos ligadas ao registo de assiduidade, mas não é um programa de gestão completa de férias nem processa salários.
Numa PME, o problema raramente é a lei. É o pedido feito por mensagem, a nota no papel e a folha de Excel que ninguém atualiza. Com o fim do ano à vista, e os feriados de 1 de novembro e 1 de dezembro a criar pontes, é a altura em que os pedidos se acumulam.
O que a lei diz sobre férias e pedidos
Antes de escolher uma app, convém saber o que ela tem de suportar. As regras principais estão no Código do Trabalho:
- Art. 238.º: o período anual de férias tem a duração mínima de 22 dias úteis.
- Art. 241.º: as férias são marcadas por acordo entre empregador e trabalhador. Se não houver acordo, o empregador marca as férias entre 1 de maio e 31 de outubro, ouvindo os representantes dos trabalhadores, quando existam.
- Art. 241.º: o empregador elabora o mapa de férias, com o início e o termo de cada período, até 15 de abril e mantém-no afixado entre essa data e 31 de outubro.
A lei não obriga a que o pedido seja feito numa app. Obriga a que haja acordo, que o mapa exista e que as datas estejam claras para ambas as partes. Uma app é útil porque deixa um registo consultável de quem pediu o quê e quando.
O que uma app de pedidos de férias deve fazer
Deixa de lado as listas de módulos e verifica o essencial:
- Pedido simples: o trabalhador indica as datas no telemóvel, sem email nem papel.
- Resposta registada: o gestor aprova ou recusa e a decisão fica guardada.
- Vista de equipa: um mapa que mostra quem está de férias em cada semana, para detetar sobreposições antes de aprovar.
- Ligação ao registo de ponto: a ausência aparece junto das presenças, e não numa folha à parte.
- Preço claro: por empresa ou por escalão, sem custo escondido por utilizador.
Se a tua equipa trabalha por turnos, a app tem de se entender com a escala. Vê o que exigir em App de gestão de escalas: o que exigir numa PME. Para o contexto mais amplo, o artigo App de gestão de equipas para PMEs explica o que este tipo de ferramenta deve cobrir.
Comparar as opções: papel, Excel, RH completo e Zavo
| Opção | Onde é forte | Onde falha |
|---|---|---|
| Papel ou mensagens | Custo zero, serve para 2 ou 3 pessoas | Sem histórico fiável, fácil de perder, sem vista de equipa |
| Excel | Flexível, já o conheces | Depende de uma pessoa, sem avisos, versões duplicadas |
| Software de RH completo | Saldos, processamento salarial e recibos | Mais caro e com mais módulos do que uma PME pequena usa |
| Zavo | Mapa de férias junto ao registo de assiduidade, preço por escalão | Não calcula saldos nem processa salários |
Se precisas de processamento salarial, recibos ou cálculo completo de subsídios, um programa de RH ou de salários é a escolha certa. O artigo Programa de salários: o que faz e onde entra o registo de ponto mostra onde cada ferramenta entra. Se o teu problema é saber quem está presente, quem está ausente e ter isso registado, uma ferramenta de assiduidade resolve sem pagar o resto.
Como o Zavo resolve isto
O Zavo é um sistema português de registo de assiduidade para PMEs, fabricado pela TechsOn Tecnologias Online, Lda (Alcanede). Os trabalhadores usam-no no telemóvel, como aplicação web em Android e iOS, sem instalar nada da loja. Entram com o número de telemóvel e um PIN.
No tema das férias, o que o Zavo faz:
- Mapa de férias: vês, no mesmo sítio onde consultas as presenças, quem está ausente e quando.
- Notificações automáticas no telemóvel: incluem avisos de pedidos, boas férias e regresso.
- Feriados municipais: os feriados dos 308 concelhos são aplicados por local, o que ajuda quando tens equipas em obras ou lojas em concelhos diferentes.
- Registo de ponto com GPS: a localização só é recolhida no momento do registo, sem rastreamento contínuo, em linha com o RGPD. Cumpre o Art. 202.º do Código do Trabalho.
O que o Zavo não faz: não processa salários, não emite recibos de vencimento e não substitui um programa de gestão completa de férias com cálculo de saldos. Quem precisa disso deve manter essa ferramenta e usar o Zavo para a assiduidade.
Preços
Os preços são por empresa e por escalão, não por utilizador, e o GPS está incluído em todos os planos:
- Starter: 12,50 EUR/mês, até 5 funcionários.
- Business: 17 EUR/mês, até 25 funcionários.
- Professional: 26 EUR/mês, até 50 funcionários.
- Enterprise: 35 EUR/mês, funcionários ilimitados.
O plano anual tem 17% de desconto e há 15 dias de teste grátis, sem cartão.
Como começar em 3 passos
- Cria a conta da empresa e adiciona os trabalhadores e os locais de trabalho.
- Pede à equipa que entre na aplicação com o número de telemóvel e o PIN.
- Usa o mapa de férias e as notificações para acompanhar as ausências durante o teste de 15 dias.
Se ainda estás a passar do papel para o digital, o artigo Alternativa a folhas de ponto em papel descreve a transição.
Erros comuns na gestão de pedidos de férias
- Aprovar sem ver a equipa: duas pessoas essenciais acabam por ficar fora na mesma semana.
- Deixar o mapa para abril: o Art. 241.º fixa 15 de abril para o mapa, e quem só pensa nisso nessa semana acumula atrasos.
- Ignorar feriados municipais: o feriado do concelho de cada local altera os dias úteis de ausência.
- Aceitar pedidos só de palavra: sem registo, qualquer desacordo fica sem prova.
- Separar ausências e presenças: em ficheiros diferentes, as faltas e as férias confundem-se. Vê também Faltas Justificadas no Trabalho para distinguir cada caso.
Perguntas Frequentes
O trabalhador pode pedir férias por uma app?
Pode. O Código do Trabalho não impõe um formato para o pedido, exige apenas acordo sobre a marcação (Art. 241.º). Uma app tem a vantagem de guardar o pedido e a resposta com data.
Até quando tem de estar pronto o mapa de férias?
O empregador deve elaborar o mapa de férias até 15 de abril de cada ano e mantê-lo afixado entre 15 de abril e 31 de outubro, nos termos do Art. 241.º do Código do Trabalho. O mapa indica o início e o termo de cada período de férias.
O Zavo calcula o saldo de férias e processa salários?
Não. O Zavo faz registo de assiduidade, com mapa de férias e notificações, mas não calcula saldos de férias, não processa salários nem emite recibos de vencimento. Para isso, precisas de um programa de salários ou de RH.
Quanto custa o Zavo para uma equipa pequena?
O plano Starter custa 12,50 EUR por mês e cobre até 5 funcionários. O preço é por empresa e não por utilizador, e podes experimentar 15 dias grátis, sem cartão de crédito.
Experimenta com a tua equipa
Se queres ver quem está presente e quem está de férias num só sítio, experimenta o Zavo em zavo.pt: 15 dias grátis, sem cartão de crédito.