O erro mais comum é escolher um software de gestão de férias pelo número de funcionalidades e esquecer o essencial: o mapa de férias que o Código do Trabalho obriga a ter e a visibilidade de quem está ausente em cada dia. Para uma PME, o software certo guarda os pedidos, mostra as sobreposições antes de aprovar e faz o mapa de férias sem folhas soltas. O resto é acessório.
O que a lei exige em matéria de férias
Antes de comparar ferramentas, convém saber o que a ferramenta tem de ajudar a cumprir. As regras principais estão no Código do Trabalho:
- Art. 238.º: o período anual de férias tem a duração mínima de 22 dias úteis.
- Art. 241.º: as férias são marcadas por acordo entre empregador e trabalhador. Na falta de acordo, é o empregador que as marca.
- Art. 241.º: o mapa de férias deve ser elaborado até 15 de abril e afixado nos locais de trabalho entre essa data e 31 de outubro.
- Art. 239.º: no ano de admissão, o trabalhador tem direito a 2 dias úteis de férias por cada mês de duração do contrato, até ao máximo de 20 dias úteis.
Estes artigos não pedem uma aplicação específica. Pedem que o mapa exista, esteja correcto e seja consultável. É aqui que o papel e o Excel começam a falhar: ficam desactualizados à primeira alteração.
O que deve fazer um software de gestão de férias
Para uma PME com 5 a 50 trabalhadores, a lista útil é curta:
- Pedidos num só sítio. O trabalhador pede no telemóvel e o gestor vê o pedido sem andar a procurar mensagens de WhatsApp.
- Mapa de férias visível. Uma vista de calendário que mostre quem está ausente e quando, para detectar sobreposições antes de aprovar.
- Feriados correctos por local. Um feriado municipal conta de forma diferente conforme o concelho onde o trabalhador trabalha. Em empresas com mais de um local, isto muda os dias úteis.
- Avisos automáticos. Lembretes de pedidos pendentes, de início e de regresso de férias evitam falhas de comunicação.
- Histórico. Quando há dúvidas sobre dias gozados, o registo tem de mostrar o que foi pedido e aprovado.
Quando é que o Excel ainda serve?
Com 3 ou 4 trabalhadores e poucas alterações, uma folha de cálculo bem arrumada chega. O problema aparece quando há trocas, vários locais ou mais de uma pessoa a editar. Se o teu caso passa pelo Excel, lê primeiro os limites do Excel para controlo de ponto, que se aplicam quase por igual às férias.
Comparação: papel, Excel, software de RH completo e Zavo
| Opção | Pontos fortes | Limites |
|---|---|---|
| Papel ou mapa afixado | Custo zero, cumpre a afixação | Sem histórico fiável, difícil de alterar, sem avisos |
| Excel partilhado | Flexível e familiar | Erros de fórmulas, versões em conflito, sem notificações |
| Software de RH completo | Saldos, subsídios e processamento num só sistema | Mais caro e mais complexo do que muitas PMEs precisam |
| Zavo | Registo de assiduidade com mapa de férias, avisos no telemóvel e feriados municipais por local | Não faz processamento salarial nem gestão de férias completa |
Se precisas de calcular subsídio de férias e processar salários no mesmo sítio, um software de RH completo faz mais sentido. Se o teu problema é saber quem trabalha, quem está de férias e se o registo de horas está em ordem, uma ferramenta focada é mais simples. Para escolher pelo problema e não pelo número de módulos, vê o guia de software de gestão de RH.
Como o Zavo resolve isto
O Zavo é um sistema português de registo de assiduidade para PMEs. As férias entram como parte do controlo da equipa, não como um módulo de RH independente. Concretamente:
- Mapa de férias para ver a equipa num calendário e perceber as ausências.
- Notificações automáticas no telemóvel: pedidos, boas férias e regresso.
- Feriados municipais dos 308 concelhos aplicados por local, útil para quem tem equipas em obras ou lojas em concelhos diferentes.
- Aviso ao gestor quando alguém se esquece de registar a saída, o que mantém o registo de horas coerente com as ausências.
- Relatórios exportáveis para Excel para enviar ao contabilista.
O que o Zavo não faz: não processa salários, não emite recibos de vencimento e não substitui um sistema de gestão completa de férias, com cálculo de saldos e subsídio. Também não usa biometria nem relógio físico. Os trabalhadores picam o ponto pelo telemóvel (aplicação web, Android e iOS, sem instalar nada da loja), com localização GPS recolhida apenas no momento do registo, sem rastreamento contínuo. O registo cumpre o Art. 202.º do Código do Trabalho.
Preços
Os preços são por empresa e por escalão, não por utilizador:
- Starter: 12,50 EUR/mês, até 5 funcionários.
- Business: 17 EUR/mês, até 25 funcionários.
- Professional: 26 EUR/mês, até 50 funcionários.
- Enterprise: 35 EUR/mês, funcionários ilimitados.
O pagamento anual tem 17% de desconto, o GPS está incluído em todos os planos e o teste de 15 dias é grátis, sem cartão. Podes ver tudo em zavo.pt.
Como começar em 3 passos
- Cria a conta e define os locais de trabalho, para que os feriados municipais sejam aplicados correctamente.
- Adiciona os trabalhadores. Cada um entra na aplicação com o número de telemóvel e PIN.
- Regista as férias no mapa e deixa as notificações avisarem a equipa.
Porque é que novembro e dezembro são bons para rever isto
O prazo de afixação do mapa de férias (31 de outubro) já passou, e o ano termina em poucas semanas. Há dois feriados a seguir: 1 de dezembro (Restauração da Independência) e 8 de dezembro (Imaculada Conceição). Quem tem restauração ou retalho vai ainda gerir a Black Friday (27 de novembro) e o Natal com a equipa reduzida. É o momento de verificar quem tem dias por gozar e de preparar o mapa do próximo ano antes de 15 de abril. Para a parte dos pedidos em si, vê também o artigo sobre app para pedidos de férias e o de software de marcação de férias.
Perguntas Frequentes
Quantos dias de férias tem um trabalhador em Portugal?
O Art. 238.º do Código do Trabalho fixa o mínimo em 22 dias úteis por ano. No ano de admissão, aplicam-se 2 dias úteis por mês de contrato, até 20 dias, segundo o Art. 239.º. Contratos colectivos ou acordos podem prever condições mais favoráveis.
Até que data deve estar afixado o mapa de férias?
O mapa de férias deve ser elaborado até 15 de abril e estar afixado nos locais de trabalho entre 15 de abril e 31 de outubro, nos termos do Art. 241.º. O empregador responde por manter o mapa actualizado. A falta dele pode ser sancionada pela ACT.
O Zavo calcula o subsídio de férias?
Não. O Zavo é um sistema de registo de assiduidade com mapa de férias e notificações, mas não processa salários nem calcula subsídios. Os relatórios exportáveis para Excel servem para entregar os dados ao contabilista ou ao programa de salários que já usas.
Quanto custa o Zavo para uma equipa pequena?
Uma empresa até 5 funcionários paga 12,50 EUR/mês no plano Starter, e até 25 funcionários paga 17 EUR/mês no Business. O preço é por empresa e por escalão, não por utilizador, com 17% de desconto no plano anual. Há 15 dias de teste grátis, sem cartão.
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