O erro mais comum ao procurar um sistema de gestão de RH gratuito é comparar preços em vez de problemas. Os planos grátis existem, mas costumam limitar trabalhadores, módulos ou exportações, e raramente cobrem o que a lei te obriga a ter. Se o teu problema é o registo de assiduidade, começa por aí: o Zavo não tem plano grátis, mas tem 15 dias de teste sem cartão e preços a partir de 12,50 € por mês.
O que costuma estar incluído num sistema de gestão de RH gratuito
Não existe uma definição única de "RH gratuito". Na prática encontras quatro situações diferentes, e convém saber em qual estás antes de investir tempo na configuração.
- Plano grátis com limites: normalmente restrito a poucos trabalhadores e a funcionalidades básicas, como ficha de pessoal e pedidos de férias.
- Período de teste: tudo aberto durante alguns dias, depois passa a pago. Não é gratuito, é uma avaliação.
- Ferramentas genéricas: folhas de cálculo, formulários e calendários partilhados. Custam zero em licenças, mas custam horas de trabalho.
- Software de código aberto: sem licença, mas com instalação, manutenção e segurança por tua conta.
O que raramente vem incluído é o suporte em português, a adaptação ao Código do Trabalho e a exportação de relatórios prontos para consulta. É aqui que o "grátis" fica caro.
Onde o grátis falha numa PME portuguesa
Uma PME com 5 a 50 trabalhadores não precisa de recrutamento, avaliação de desempenho e formação num único sistema. Precisa de resolver primeiro o que tem risco e consome tempo. Para a maioria, são três coisas: assiduidade, turnos e horas extra.
A obrigação mais concreta é o registo do tempo de trabalho. O Art. 202.º do Código do Trabalho exige que o empregador mantenha um registo acessível e consultável. Uma ferramenta gratuita sem histórico fiável, sem exportação ou sem controlo de alterações pode deixar-te mal numa inspeção da ACT. Se queres perceber o enquadramento completo, lê o guia de cumprimento do Art. 202.º.
Outro ponto crítico são os dados pessoais. Ao usares uma ferramenta gratuita, confirma onde ficam guardados os dados dos trabalhadores, quem lhes acede e como os podes exportar ou apagar. O RGPD aplica-se igualmente a um serviço que não pagas.
Como avaliar uma ferramenta gratuita antes de a adotar
Usa esta lista de verificação. Se mais de duas respostas forem negativas, o custo escondido provavelmente supera a poupança.
- Qual é o limite de trabalhadores no plano grátis e o que acontece quando o ultrapassas?
- Os dados podem ser exportados em formato utilizável, como Excel?
- Existe registo de alterações, para saberes quem corrigiu uma hora?
- O suporte e a interface estão em português de Portugal?
- As regras de férias, faltas e horas extra seguem a lei portuguesa?
- Sabes quanto passa a custar quando saíres do plano grátis?
Para uma visão mais ampla sobre o que faz sentido pedir a um sistema de pessoal, vê o artigo sobre software de gestão de RH e como escolher pelo problema.
Comparação das opções realistas
| Opção | Custo de licença | Pontos fortes | Limitações |
|---|---|---|---|
| Folha de Excel | Zero | Flexível, conhecida de todos | Erros de cálculo, sem localização, fácil de alterar sem rasto |
| Plano grátis de software de RH | Zero, com limites | Boa ficha de pessoal e pedidos simples | Costuma não cobrir assiduidade com GPS nem horas extra |
| Código aberto | Zero | Controlo total | Instalação, manutenção e responsabilidade por conta da empresa |
| Zavo | Desde 12,50 € por mês | Registo de assiduidade por telemóvel, turnos, horas extra e exportação para Excel | Não é um sistema de RH completo |
Se só precisas de organizar documentos e pedidos de férias para duas ou três pessoas, um plano grátis genérico pode chegar. O Zavo é mais forte quando o problema é saber, com prova, quem trabalhou, onde e quantas horas. Se o teu problema é salários, o artigo sobre processamento salarial explica melhor essa decisão.
Como o Zavo resolve isto
O Zavo é um sistema português de registo de assiduidade, fabricado pela TechsOn Tecnologias Online, Lda (Alcanede). Não é um sistema de RH completo e não faz processamento salarial, recibos de vencimento nem gestão de férias completa. Faz uma parte do problema, mas fá-la bem.
- Os trabalhadores picam o ponto pelo telemóvel, numa aplicação web que funciona em Android e iOS, sem instalar nada da loja.
- Cada registo tem localização GPS, recolhida só no momento do registo, sem rastreamento contínuo, e fotografia opcional.
- Inclui gestão de turnos, cálculo automático de horas extra e relatórios exportáveis para Excel.
- Não precisa de relógio de ponto, terminal biométrico nem instalação no local.
O preço é por empresa e por escalão, não por utilizador, e o GPS está incluído em todos os planos:
| Plano | Preço mensal | Trabalhadores |
|---|---|---|
| Starter | 12,50 € | Até 5 |
| Business | 17 € | Até 25 |
| Professional | 26 € | Até 50 |
| Enterprise | 35 € | Ilimitados |
O pagamento anual tem 17% de desconto. Para começar, são três passos: criar a conta e testar 15 dias sem cartão, adicionar os trabalhadores e definir os turnos, e pedir-lhes que registem a entrada e a saída pelo telemóvel. No fim do mês, exportas o relatório para Excel. Para comparar custos com outras abordagens, vê o artigo sobre o preço do ponto digital.
Por onde começar se o orçamento é zero
Se não podes gastar nada agora, não adies a assiduidade. Uma folha de ponto bem estruturada é melhor do que nenhum registo, mas tem de ser consultável e protegida contra alterações. Explicámos os limites desta solução em folha de ponto em Excel.
Mais tarde, quando a equipa crescer, passa a um sistema que automatize o registo. Para PMEs até 5 trabalhadores, o custo do Starter equivale a 12,50 € por mês, e isso pode ser mais barato do que o tempo que gastas a corrigir folhas de cálculo.
Perguntas Frequentes
Existe um sistema de gestão de RH totalmente gratuito?
Existem planos grátis com limites de trabalhadores e de funcionalidades, e soluções de código aberto que exigem instalação e manutenção. Um sistema completo, sem limites e com suporte em português costuma ter custo. Antes de aderir, confirma o que acontece quando ultrapassas o limite do plano.
O Zavo é gratuito?
Não. O Zavo oferece 15 dias de teste grátis sem cartão e depois cobra por escalão, a partir de 12,50 € por mês para até 5 funcionários. O pagamento anual tem 17% de desconto e o GPS está incluído em todos os planos.
O Zavo substitui um sistema de RH completo?
Não. O Zavo trata do registo de assiduidade, dos turnos, das horas extra e dos relatórios para Excel. Não faz processamento salarial, recibos de vencimento nem gestão de férias completa, por isso pode complementar outra ferramenta.
O que exige a lei em matéria de registo de assiduidade?
O Art. 202.º do Código do Trabalho obriga o empregador a manter um registo do tempo de trabalho acessível e consultável. Isto aplica-se mesmo que uses uma ferramenta gratuita, por isso confirma que consegues exportar e consultar o histórico quando a ACT o pedir.
Experimenta antes de decidir
Se o teu problema é saber quem trabalhou, onde e quantas horas, testa o Zavo durante 15 dias, sem cartão, em zavo.pt.