Precisas mesmo de um sistema de recursos humanos completo para a tua PME? Na maioria das empresas pequenas, não: o essencial é cobrir bem o registo de assiduidade, o processamento salarial e os documentos dos trabalhadores. Só o registo de assiduidade tem uma obrigação legal muito concreta, prevista no Art. 202.º do Código do Trabalho, e é por aí que convém começar.
O que é um sistema de recursos humanos e que módulos inclui
Um sistema de recursos humanos é um software que junta, num só sítio, as tarefas de gestão de pessoas: dados dos trabalhadores, assiduidade, faltas, férias, processamento salarial, recrutamento e avaliação. Nem todos incluem tudo, e é aqui que muitas PMEs pagam por módulos que nunca abrem.
Os módulos mais comuns são estes:
- Ficha do trabalhador: contactos, contrato, documentos e histórico.
- Assiduidade e horários: registo de entradas e saídas, turnos, horas extra.
- Faltas e férias: pedidos, aprovações e mapas.
- Processamento salarial: cálculo de vencimentos, descontos e recibos.
- Recrutamento e onboarding: candidaturas, acolhimento de novos trabalhadores.
- Avaliação de desempenho: objetivos, feedback e acompanhamento.
Se estás a comparar soluções completas, vê o guia sobre como escolher uma plataforma de recursos humanos sem pagar por módulos a mais. Se procuras o mínimo que uma PME deve exigir, o texto sobre software de gestão de pessoal ajuda a fazer a lista.
Que sistema de recursos humanos precisa uma PME em Portugal?
Depende do número de trabalhadores e da complexidade dos horários. Uma regra prática: começa pelo que a lei te obriga a ter e só depois acrescenta o que poupa tempo.
O que é obrigatório
O registo de assiduidade tem de estar acessível e consultável, como resulta do Art. 202.º do Código do Trabalho. Em caso de inspeção da ACT, é o primeiro documento que te pedem. O guia de cumprimento do Art. 202.º explica o que deve constar do registo.
O que é opcional, mas compensa
O processamento salarial costuma ser feito por um contabilista certificado ou por software próprio. Recrutamento, avaliação de desempenho e gestão de despesas só fazem sentido quando o volume justifica. Para quem contrata com frequência, o guia de recrutamento e onboarding digital mostra o que digitalizar primeiro.
Uma abordagem por camadas
- Regista a assiduidade de forma fiável e consultável.
- Mantém o processamento salarial no contabilista ou no software que já usas.
- Acrescenta módulos de recrutamento ou avaliação só quando houver um problema concreto para resolver.
Sistema completo ou ferramentas especializadas?
Há duas formas realistas de resolver o tema. A tabela compara categorias, sem entrar em preços de terceiros.
| Opção | Pontos fortes | Limitações |
|---|---|---|
| Papel ou Excel | Custo zero, fácil de começar | Erros de cálculo, difícil de consultar e de provar |
| Suite completa de RH | Tudo num só sítio | Preço por módulos e por utilizador, implementação mais longa |
| Ferramenta especializada em assiduidade (Zavo) | Cobre a obrigação legal, preço fixo por escalão, arranque rápido | Não faz processamento salarial, recibos nem gestão completa de férias |
Se a tua empresa precisa de recibos de vencimento, férias e recrutamento no mesmo painel, uma suite completa serve melhor. Se o teu problema é ter assiduidade e horas extra em ordem, uma ferramenta especializada resolve com menos custo e menos formação. Podes combinar as duas: uma suite para o resto e uma ferramenta dedicada para o ponto.
Como o Zavo resolve isto
O Zavo (zavo.pt) é um sistema português de registo de assiduidade, desenvolvido pela TechsOn Tecnologias Online, Lda, em Alcanede. Não é uma suite completa de recursos humanos, e convém ser claro: não faz processamento salarial, não emite recibos de vencimento e não tem gestão completa de férias. Também não usa biometria nem relógio físico.
O que faz, dentro da área de assiduidade:
- Os trabalhadores picam o ponto pelo telemóvel (aplicação web, Android e iOS, sem instalar nada da loja).
- Regista a localização GPS no momento do registo e, opcionalmente, uma fotografia.
- Gere turnos e calcula automaticamente as horas extra.
- Exporta relatórios para Excel, prontos para enviar ao contabilista.
- Cumpre o Art. 202.º do Código do Trabalho, com o registo acessível e consultável.
- No plano do RGPD, a localização só é recolhida no momento do registo, sem rastreamento contínuo.
Os preços são por empresa e por escalão, não por utilizador, e o GPS está incluído em todos os planos:
| Plano | Preço mensal | Trabalhadores |
|---|---|---|
| Starter | 12,50 EUR | Até 5 |
| Business | 17 EUR | Até 25 |
| Professional | 26 EUR | Até 50 |
| Enterprise | 35 EUR | Ilimitados |
O pagamento anual tem 17% de desconto e há 15 dias de teste grátis, sem cartão.
Como começar, em três passos:
- Cria a conta da empresa e escolhe o escalão pelo número de trabalhadores.
- Envia o acesso à equipa: cada pessoa abre a aplicação web no telemóvel.
- Define os turnos e, ao fim do mês, exporta o relatório para Excel.
O Zavo é usado em construção civil, restauração, retalho, serviços e trabalho remoto. Se queres ver como funciona a parte do ponto sem equipamento, lê o texto sobre ponto virtual.
Erros comuns ao escolher um sistema de recursos humanos
- Pagar por utilizador sem fazer contas: numa equipa de 20 pessoas, o preço por cabeça cresce a cada contratação. Um escalão fixo é mais previsível.
- Comprar módulos que ninguém usa: lista os problemas reais antes de pedir propostas.
- Ignorar a obrigação do registo: um sistema bonito que não gera um registo de assiduidade consultável não resolve o risco com a ACT.
- Deixar a migração para o fim: testa com uma equipa pequena antes de passar toda a empresa.
Agora que o outono traz feriados como o 5 de outubro e o 1 de novembro, é boa altura para confirmar que os horários e o registo de horas extra estão certos antes do fecho do mês.
Perguntas Frequentes
Uma PME é obrigada a ter um sistema de recursos humanos?
Não. A lei não obriga a ter um software de RH. Obriga, sim, a manter o registo de assiduidade acessível e consultável, nos termos do Art. 202.º do Código do Trabalho, e isso pode ser feito com uma ferramenta simples.
O Zavo substitui um software de processamento salarial?
Não. O Zavo faz registo de assiduidade, turnos, horas extra e relatórios em Excel, mas não processa salários nem emite recibos de vencimento. Podes exportar as horas e entregá-las ao contabilista ou ao teu software salarial.
Quanto custa um sistema de recursos humanos para uma PME pequena?
Depende do que incluis. Uma suite completa costuma cobrar por módulos ou por utilizador. No Zavo, que cobre apenas a assiduidade, os planos vão de 12,50 EUR por mês (até 5 funcionários) a 35 EUR por mês (ilimitados), com 17% de desconto no plano anual.
Posso experimentar antes de pagar?
Sim. O Zavo oferece 15 dias de teste grátis, sem cartão, o que chega para verificar se o registo por telemóvel funciona no dia a dia da tua equipa.
Experimenta antes de decidir
Se o teu problema principal é a assiduidade, testa o Zavo durante 15 dias em zavo.pt, sem cartão. Se precisas de mais do que isso, usa o teste para perceber que parte do sistema de recursos humanos já ficou resolvida.