Quem regista a assiduidade em papel só descobre as falhas no fim do mês; quem usa ponto digital para funcionários vê cada entrada e saída no próprio dia. O ponto digital consiste em picar o ponto pelo telemóvel, ficando a hora guardada num sistema que a empresa pode consultar a qualquer momento. Para uma PME, é uma forma de cumprir o Art. 202.º do Código do Trabalho sem comprar relógio de ponto nem instalar equipamento.
Como funciona o ponto digital para funcionários
O fluxo é curto. O trabalhador abre a aplicação no telemóvel, regista a entrada no início do turno e a saída no fim. O sistema guarda a hora do registo e, conforme a configuração, a localização GPS e uma fotografia. O responsável vê os registos em tempo real e exporta os dados no fim do período.
Um sistema útil para uma PME deve garantir, no mínimo:
- registo de entrada e saída de cada trabalhador, com data e hora;
- consulta imediata pela empresa, incluindo em caso de fiscalização;
- local do registo, quando o trabalho é feito fora do escritório (obra, loja, casa do cliente);
- cálculo das horas extra sem contas manuais;
- exportação dos dados, por exemplo para Excel.
O que a lei exige ao registo de assiduidade
O Art. 202.º do Código do Trabalho obriga o empregador a manter o registo dos tempos de trabalho, incluindo o dos trabalhadores isentos de horário, em local acessível e de forma que permita a consulta imediata. A lei não obriga a um suporte específico: o que conta é que o registo seja fiável e esteja disponível quando a ACT o pedir.
Sobre a localização, aplica-se o RGPD. O princípio da minimização de dados (Art. 5.º do RGPD) aponta para recolher a posição apenas no momento do registo, e não de forma contínua, e para informar a equipa previamente sobre o que é recolhido. O artigo sobre geolocalização no registo de assiduidade explica os limites com mais detalhe.
Ponto digital, papel, Excel ou relógio: qual serve a tua empresa
Não existe uma opção certa para todos. A tabela compara as categorias mais comuns.
| Opção | Onde é forte | Onde falha |
|---|---|---|
| Papel | Custo zero, sem tecnologia | Rasuras, esquecimentos, cálculo manual, sem prova do local |
| Excel | Flexível e familiar | Preenchimento manual e edição posterior por qualquer pessoa; ver folha de ponto em Excel |
| Relógio de ponto ou terminal biométrico | Adequado a locais fixos onde os trabalhadores não usam telemóvel | Compra e instalação de equipamento, só regista no local; ver ponto digital vs relógio de ponto |
| Ponto pelo telemóvel (Zavo) | Sem equipamento, funciona em obra, loja e trabalho remoto, GPS incluído | Exige telemóvel com ligação de dados; não usa biometria |
Se tens dois trabalhadores no mesmo balcão, uma folha em papel bem controlada pode chegar. Se tens equipas em obra, vários pontos de venda ou trabalho remoto, o papel e o relógio deixam de acompanhar a realidade. E se os teus trabalhadores não podem usar o telemóvel no posto de trabalho, um relógio físico faz mais sentido.
Erros comuns ao implementar o ponto digital
- Ativar o GPS sem avisar a equipa. Informa por escrito o que é recolhido e quando.
- Não definir quem consulta e corrige os registos. Sem um responsável, os erros acumulam-se até ao fecho do mês.
- Comparar preços sem perceber o modelo. Confirma se o preço é por utilizador ou por escalão da empresa, e se o GPS está incluído.
- Esperar que o ponto trate de salários. O registo de assiduidade mede tempo de trabalho; o processamento salarial é outra ferramenta.
- Esquecer os feriados. Quem trabalha em feriados, como o de 5 de outubro (segunda-feira), na restauração ou no retalho, também tem de ter o tempo registado.
Como o Zavo resolve isto
O Zavo (zavo.pt) é um sistema português de registo de assiduidade para PMEs, fabricado pela TechsOn Tecnologias Online, Lda, em Alcanede. Os trabalhadores picam o ponto pelo telemóvel, em aplicação web, Android ou iOS, sem instalar nada da loja. Cada registo pode incluir localização GPS e fotografia opcional, e a localização só é recolhida no momento do registo, sem rastreamento contínuo. Inclui ainda gestão de turnos, cálculo automático de horas extra e relatórios exportáveis para Excel. Não precisa de relógio de ponto, terminal biométrico nem instalação no local.
O preço é por empresa e por escalão, não por utilizador, e o GPS está incluído em todos os planos:
- Starter: 12,50 EUR/mês, até 5 funcionários;
- Business: 17 EUR/mês, até 25 funcionários;
- Professional: 26 EUR/mês, até 50 funcionários;
- Enterprise: 35 EUR/mês, funcionários ilimitados.
O pagamento anual tem 17% de desconto e há 15 dias de teste grátis, sem cartão. O Zavo serve construção civil, restauração, retalho, serviços e trabalho remoto.
Como começar em 3 passos
- Cria a conta da empresa e ativa os 15 dias de teste grátis, sem cartão.
- Adiciona os trabalhadores e define os turnos.
- Cada trabalhador pica o ponto no telemóvel; no fim do mês, exportas o relatório para Excel com as horas extra já calculadas.
O que o Zavo não faz: não usa biometria, não processa salários nem emite recibos de vencimento e não é uma gestão completa de férias. Se precisas dessas funções, usa software próprio para elas e o Zavo para o registo do tempo de trabalho.
Perguntas Frequentes
O ponto digital para funcionários é legal em Portugal?
Sim. O Art. 202.º do Código do Trabalho exige que o empregador mantenha o registo dos tempos de trabalho, acessível e de consulta imediata, mas não impõe um suporte específico. O sistema tem de guardar registos fiáveis e a recolha de localização tem de respeitar o RGPD.
Quanto custa um ponto digital para funcionários?
Depende do modelo de preço: há soluções que cobram por utilizador e outras por escalão. No Zavo, o preço vai de 12,50 EUR/mês (até 5 funcionários) a 35 EUR/mês (funcionários ilimitados), com GPS incluído e 17% de desconto no plano anual.
Os trabalhadores precisam de instalar uma aplicação?
No Zavo, não. O ponto é picado numa aplicação web e também em Android e iOS, sem instalar nada da loja. Basta um telemóvel com ligação à internet.
O ponto digital serve para obra ou trabalho remoto?
Sim, porque o registo pode incluir a localização GPS no momento em que o ponto é picado, e uma fotografia opcional. O telemóvel precisa de ligação de dados, por isso confirma durante o teste gratuito se a cobertura do local de trabalho é suficiente.
Queres ver como fica na tua equipa? Experimenta o Zavo durante 15 dias, sem cartão, em zavo.pt.